Sekilas Mengenal Cara Kerja Surat Elektronik (email)

Sekilas Mengenal Cara Kerja Surat Elektronik (email)

Surat elektronik, Electronic mail, biasa di singkat dengan e-mail, email, atau dahulu eMail, adalah metoda merelay surat, mulai dari penulisan, pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan surat melalui sistem komunikasi elektronik. Istilah “e-mail” (sebagai kata benda maupun kata kerja) biasanya di maksudkan untuk sistem e-mail di Internet yang dikirim menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). 

Dengan menggunakan e-mail kita dapat mengirimkan surat dengan cepat ke segala penjuru dunia dalam waktu beberapa detik saja. Yang lebih menarik, kita dapat berkumpul dengan banyak teman di Internet di tempat-tempat diskusi menggunakan e-mail yang biasa di sebut mailing list. 

Pada gambar berikut di perlihatkan cara kerja sistem e-mail secara sederhana: 

gbr 3.1  

E-mail akan di kirim dari komputer Ani dengan alamat e-mail ani@a.id ke rekan Ani yang bernama Beno dengan alamat e-mail beno@b.id.

Pada gambar di perlihatkan urusan proses pengiriman e-mail. Langkah yang akan terjadi adalah sebagai berikut:

1. Ani (ani@a.id) menulis e-mail-nya di komputer menggunakan perangkat lunak untuk menulis e-mail, seperti, Thunderbird atau Evolution. Pada kolom To: di masukan alamat tujuan e-mail dalam hal ini beno@b.id. Tombol “Send” di tekan untuk mengirimkan e-mail ke mesin SMTP Server milik ISP A yang bernama smtp.a.id.
2. Setelah mesin smtp.a.id menerima e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id). Server smtp.a.id men-cek alamat e-mail tujuan (dalam hal ini beno@b.id). Mesin smtp.a.id membutuhkan informasi ke server mana e-mail untuk mesin b.id harus di tujukan. Untuk memperoleh informasi tersebut mesin smtp.a.id bertanya ke Name Server (NS) ns.b.id di Internet yang membawa informasi tentang domain b.id.
3. Mesin Name Server ns.b.id memberitahukan mesin smtp.a.id, bahwa semua e-mail yang ditujukan kepada b.id harus dikirim kepada mesin smtp.b.id.
4. Setelah memperoleh jawaban dari ns.b.id, bahwa e-mail harus dikirim ke mesin smtp.b.id, maka mesin smtp.a.id berusaha untuk menghubungi mesin smtp.b.id. Setelah mesin smtp.b.id berhasil di hubungi, mesin smtp.a.id akan mengirimkan teks e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id) ke mesin smtp.b.id.
5. Beno (beno@b.id) yang sedang menjalan perangkat lunak pembaca e-mail di komputer-nya akan mengambil e-mail dari server smtp.b.id. E-mail dari Ani (ani@a.id) akan terambil dan dapat di baca secara lokal di komputer Beno (beno@b.id).

Seluruh proses pengiriman e-mail ini akan memakan waktu beberapa detik saja, termasuk untuk mencapai tujuan di belahan dunia Amerika atau Eropa. Tentunya cara di atas bukanlah satu-satunya, cara lain yang banyak digunakan untuk mengirimkan e-mail adalah menggunakan perantara Webmail. Prinsip kerja Webmail juga sama dengan apa yang di terangkan di atas, hanya saja perangkat lunak di sisi Ani berupa Web yang di akses melalui Internet. 

Mekanisme Akses / Membaca e-mail yang sering digunakan

• Menggunakan E-mail client, yang di jelaskan secara panjang lebar di atas.
• Menggunakan Webmail (contoh: yahoomail, gmail, dll), yang pada dasarnya hanya mengganti perangkat lunak e-mail client menjadi aplikasi Web yang dapat di akses melalui jaringan.

saat kita mengirim email maka email tersebut di simpan pada email-server menjadi satu file berdasarkan tujuan email yang berisi sumber dan juga tujuan, serta dilengkapi tanggal dan waktu pengiriman. Pada saat kita hendak membaca email maka kita mengakses email server dan membaca pada file yang adalah milik kita dan berisi email untuk kita dan menampilkannya pada browser.

Misalnya kita memiliki account mBudi, maka pada saat martinB mengirim email ke mBudi maka pada email server terdapat mBudi.txt yang berisi:

From: martinB
To: mBudi
kamu koq keren abies c
regards,
martinB

Saat mBudi ini membaca email pada inboxnya maka data tersebut yang dikirim dan ditampilkan pada browser mBudi.

Pada email server terdapat dua server yang berbeda yaitu incoming dan outgoing server. server yang biasa menangani outgoing email adalah server SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) pada port 25 sedangkan untuk menangani incoming email adalah POP3(Post Office Protcol) pada port 110 atau IMAP(Internet Mail Access Protocol) pada port 143.

gbr 3.2

Saat anda mengirim email maka email anda akan ditangani oleh SMTP server dan akan dikirim ke SMTP server tujuan, baik secara langsung maupun melalui melalui beberapa SMTP server dijalurnya. apabila server tujuan terkoneksi maka email akan dikirim, namun apabila tidak terjadi koneksi maka akan simasukkan ke dalam queue dan di ‘resend setiap 15 menit’. Apabila dalam 5 hari tidak ada perubahan maka akan diberikan undeliver notice ke inbox pengirim.

gbr 3.3

Apabila email terkirim email akan masuk pada POP3 server atau IMAP server. jika menggunakan POP3 server maka apabila kita hendak membaca email maka email pada server di download sehingga email hanya akan ada pada mesin yang mendownload email tersebut, dengan kata lain kita hanya bisa membaca email tersebut pada device yang mendownload email tersebut. berbeda dengan POP3 IMAP server mempertahankan email pada server sehingga email dapat dibuka kembali lewat device yang berbeda .

Webmail (atau e-mail berbasis Web) adalah sebuah jasa e-mail yang dibuat agar dapat diakses melalui Web. Berbada dengan e-mail melalui perangkat lunak e-mail client, seperti, Mozilla's Thunderbird, atau Apple Inc.'s Mail. Beberapa penyedia jasa webmail yang populer adalah Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail dan AOL.

Keuntungan utama dari e-mail melalui Web di bandingkan dengan e-mail menggunakan software aplikasi, pada Webmail pengguna dapat mengakses kotak surat-nya (Inbox) dari semua komputer yang tersambung ke Internet di seluruh dunia. Akan tetapi, keharusan adanya akses Internet menjadikan Webmail bermasalah, karena,

• Webmail hanya bermanfaat pada saat ada sambungan Internet.
• Kecepatan akses Webmail sangat tergantung pada kondisi jaringan.

 sumber: communicationhowstuffworks